Die Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen, nämlich nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften dazu stimmen größten Teils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.
Es gibt aber auch Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten, so insbesondere zum Beispiel aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Produkthaftungsgesetz, auf die im Folgenden nicht eingegangen werden kann.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Für Privatpersonen als Empfänger von Dienst- oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück wurde eine Verpflichtung eingeführt, bestimmte Unterlagen für die ausgeführte Leistung für zwei Jahre aufzubewahren. Bei diesen Unterlagen handelt es sich um die Rechnung, den Zahlungsbeleg oder einen anderen beweiskräftigen Beleg. Die zweijährige Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Auftrag ausgeführt oder die Rechnung ausgestellt wurde.
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Folgende Unterlagen können nach dem 31.12.2014 vernichtet werden!
» Aufbewahrungsfrist 10 Jahre*: Bücher, Inventare, Bilanzen, Rechnungen und Buchungsbelege (Offene-Posten-Buchführung) – d. h. Bücher mit Eintragung vor dem 1.1.2005, Bilanzen und Inventare, die vor dem 1.1.2005 aufgestellt sind, sowie Belege mit Buchfunktion.
» Aufbewahrungsfrist 6 Jahre*: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen – d. h. Unterlagen und Lohnkonten, die vor dem 1.1.2009 entstanden sind.
*Es gilt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Nach Ablauf der nachfolgend aufgezeigten Fristen sind Unterlagen aufzubewahren, wenn sie von Bedeutung sind für
- eine begonnene Außenprüfung
- eine vorläufige Steuerfestsetzung
- anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
- ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
- Begründung von Anträgen an ein Finanzamt
A
Abrechnungsunterlagen 2004
Abtretungserklärungen 2008
Änderungsnachweise der
EDV-Buchführung 2004
Akkreditive 2004
Aktenvermerke 2004
Angebote 2008
Angestelltenversicherung (Belege) 2004
Anlagevermögensbücher
und -karteien 2004
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 2008
Arbeitsanweisungen für
EDV-Buchführung 2004
Auftragszettel 2004
Ausgangsrechnungen 2004
Außendienstabrechnungen 2004
B
Bankbelege 2004
Bankbürgschaften 2004
Beitragsabrechnungen der
Sozialversicherungsträger 2004
Belege, soweit Buchfunktion
(Offene-Posten-Buchhaltung) 2004
Betriebsabrechnungsbögen
mit Belegen als Bewertungsunterlage 2004
Betriebskostenrechnung 2004
Betriebsprüfungsberichte 2004
Bewertungsunterlagen 2004
Bewirtungsunterlagen 2004
Bilanzen (Jahresbilanzen) 2004
Bilanzunterlagen 2004
Buchungsanweisungen 2004
D
Darlehensunterlagen 2004
Dauerauftragsunterlagen 2008
Debitorenlisten
(soweit Bilanzunterlage) 2004
Depotauszüge
(soweit nicht Inventare) 2008
E
Einfuhrunterlagen 2008
Eingangsrechnungen 2004
Einheitswertunterlagen 2008
Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2004
Essenmarkenabrechnungen 2004
Aufbewahrungsfristen
Folgende Unterlagen können nach dem
31.12.2013 vernichtet werden!*
Exportunterlagen 2004
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 2004
Finanzberichte 2008
Frachtbriefe 2008
G
Gehaltslisten 2004
Geschäftsberichte 2008
Geschäftsbriefe 2008
Geschenknachweise 2004
Gewinn- und Verlustrechnung
(Jahresrechnung) 2004
Grundbuchauszüge 2008
Grundstücksverzeichnis
(soweit Inventar) 2004
Gutschriftsanzeigen 2004
H
Handelsbriefe 2008
Handelsbücher 2004
Handelsregisterauszüge 2008
Hauptabschlussübersicht
(wenn an Stelle der Bilanz) 2004
Hypothekenbriefe 2008
I
Investitionszulage (Unterlagen) 2004
Inventare 2004
J
Jahresabschluss 2004
Journale für Hauptbuch und
Kontokorrent 2004
K
Kalkulationsunterlagen 2008
Kassenberichte 2008
Kassenbücher und -blätter 2004
Kassenzettel 2008
Kaufverträge 2008
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 2004
Kontenregister 2004
Kontoauszüge 2004
Kreditunterlagen 2004
L
Lagerbuchführungen 2008
Leasingverträge 2008
Lieferscheine (sofern keine
Buchungsunterlagen) 2008
Lohnbelege 2004
Lohnlisten 2004
M
Magnetbänder mit Buchfunktion 2004
Mahnbescheide (sofern keine
Buchungsunterlagen) 2008
Mietunterlagen 2004
N
Nachnahmebelege 2004
Nebenbücher 2004
O
Offene-Posten-Liste 2004
Organisationsunterlagen
der EDV-Buchführung 2004
P
Pachtunterlagen 2004
Postscheckbelege 2004
Preislisten 2004
Protokolle 2008
Prozessakten 2004
Q
Quittungen 2004
R
Rechnungen 2004
Registrierkassenstreifen 2008
Reisekostenabrechnungen 2004
Repräsentationsaufwendungen
(Unterlagen) 2004
S
Sachkonten 2004
Saldenbilanzen 2004
Schadensunterlagen 2008
Scheck- und Wechselunterlagen 2004
Schriftwechsel 2008
Speicherbelegungsplan der
EDV-Buchführung 2004
Spendenbescheinigungen
(sofern keine Buchungsunterlagen) 2008
T
Telefonkostennachweise 2004
U
Überstundenlisten 2008
V
Verbindlichkeiten
(Zusammenstellungen) 2004
Verkaufsbücher 2004
Vermögensverzeichnis 2004
Vermögenswirksame Leistungen
(Unterlagen) 2004
Versand- und Frachtunterlagen
(sofern keine Buchungsunterlagen) 2008
Versicherungspolicen 2008
Verträge 2008
W
Wareneingangs- und ausgangsbücher 2004
Wechsel 2004
Wertberichtigungsunterlagen 2004
Z
Zahlungsanweisungen 2004
Zollbelege 2004
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 2004
* Es gilt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss
des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Eintragung in das Buch
gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder
der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen
oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist,
ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen
Unterlagen entstanden sind.
Nach Ablauf der o. a. Fristen sind Unterlagen aufzubewahren, wenn sie
von Bedeutung sind für
• eine begonnene Außenprüfung
• eine vorläufige Steuerfestsetzung
• anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
• ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
• Begründung von Anträgen an ein Finanzamt.
Für Privatpersonen als Empfänger von Dienst- oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück wurde eine Verpflichtung eingeführt, bestimmte Unterlagen für die ausgeführte Leistung für zwei Jahre aufzubewahren. Bei diesen Unterlagen handelt es sich um die Rechnung, den Zahlungsbeleg oder einen anderen beweiskräftigen Beleg. Die zweijährige Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Auftrag ausgeführt oder die Rechnung ausgestellt wurde.
Alle vorstehenden Angaben wurden mit Sorgfalt zusammengestellt, eine
Gewähr kann jedoch nicht übernommen werden.
